Czy wiesz, że co druga osoba deklaruje, że konstruktywna informacja zwrotna to jedna z bardziej skutecznych metod zarządzania i motywowania pracowników w pracy zdalnej? Potrzebujemy feedbacku, żeby się uczyć i rozwijać. W czasie pracy zdalnej powinien być on udzielany jeszcze częściej. Czy jest tak w rzeczywistości? Poznaj zasady stosowania feedbacku i feedforward w erze kryzysu.
Feedback i feedforward – nowe czasy i nowe spojrzenie
W czasie pandemii chlebem powszednim stała się praca zdalna. Dla wielu z nas wiązało się to ze stresem i strachem przed nowym wymiarem pracy. Utrudniona staje się także komunikacja w firmie z naszymi pracownikami, przełożonymi czy z samym szefem, a informacje zwrotne,które są bardzo ważne mogą tworzyć pewne nieścisłości.
Na szczęście istnieją narzędzia, które mogą nam pomóc! Najpierw skupmy się na feedbacku i 6 krokach, które ułatwią Ci jego odbiór, dlatego że dobry manager potrafi zarówno dawać, jak i przyjmować feedback. Zobacz, jak to zrobić.
6 kroków ułatwiających odbiór feedbacku
Krok 1: Bądź świadomy czego potrzebujesz i nie zwlekaj.
Zastanów się jakiego feedbacku potrzebujesz. Więcej docenienia, a może wiedzy co zmienić w sobie? Pamiętaj, że im bardziej niekomfortowo czujesz się w danej sytuacji, tym bardziej warto zapytać! Dlatego działaj i proś o informację zwrotną.
Krok 2: Znaj swoje ograniczenia i bądź otwarty na to, co usłyszysz
Otrzymywanie informacji zwrotnej bardzo często jest stresującym momentem. Zadaj sobie pytanie: Co mi utrudnia usłyszenie komunikatu? Pamiętaj, feedback jest zawsze subiektywny. Słuchaj uważnie co twój rozmówca ma Ci do powiedzenia i jakimi przykładami podpiera swoje tezy.
Krok 3: Nie bój się dopytywać o szczegóły.
Jeśli np. po otrzymasz niejasny opis sytuacji. Bądź w rozmowie dostaniesz informację, której w ogóle nie możesz przyporządkować do konkretnej rzeczy w swojej głowie – dopytaj o szczegóły. Zawsze możesz też poprosić o konkretne przykłady. To pozwoli rozwiać wszelkie wątpliwości i niedomówienia.
Krok 4: Nie usprawiedliwiaj się w razie krytyki
Wysłuchaj. Naturalną reakcją w przypadku krytyki jest ucieczka lub atak. Jednak żadne z tych dwóch rozwiązań nie jest dobre. Postaraj się zachować zimną krew i powstrzymać się od naturalnej reakcji „Tak, ale..”, lub też każdej innej strategii, która uniemożliwi usłyszenie komunikatu.
Krok 5: Podziękuj
To również może być trudne zadanie dla Twojego rozmówcy. Podziękuj mu za ten wysiłek.
Krok 6: Zastanów się na spokojnie nad tym, co usłyszałeś
Pomyśl dlaczego dostałeś taki feedback, a nie inny? Dlaczego Twój rozmówca uznał Twoje konkretne zachowanie za warte zwrócenia na nie uwagi? Czy jesteś w stanie zrozumieć, dlaczego zostało ono przez niego tak odebrane? Czy chcesz to w przyszłości zmienić? Jaki będzie Twój pierwszy krok? Kto może Ci w tym pomóc? Poszukaj Pytań i odpowiedzi, które pomogą się rozwinąć właśnie Tobie. Nie spiesz się. Postaraj się zrozumieć i skorzystać jak najwięcej.
Jak udzielać feedbacku w pracy zdalnej?
Dobrze, wiemy już jak odbierać informacje zwrotne, ale… jak udzielać skuteczny feedback innym? To również może wydawać się trudnym zadaniem jednak istnieje kilka sposobów, które również mogą nam ułatwić ten proces.
1: Zatrzymaj się i pomyśl co chcesz powiedzieć tej osobie oraz w jaki sposób.
2: Podkreśl co jest najważniejsze w przekazywanej informacji np. poprzez użycie sformułowania: „Słuchaj, dla mnie najważniejsze jest to.. i to..”
3: Jakkolwiek rozwijane są kompetencje odbioru, każdy ma swój lepszy bądź gorszy dzień. Należy o tym pamiętać i uszanować to.
4: Osadź swoją informację w konkretnych realiach czasowych. Wyznacz konkretny realny do zrealizowania termin.
5: Postaraj się dostarczyć swój feedback z wyczuciem, lekka doza delikatności zawsze wpłynie pozytywnie na jego odbiór.
Jak stosować feedforward?
Bardzo ważną kwestią w pracy zdalnej jest także feedforward, czyli mówienie o swoich oczekiwaniach wobec pracownika. Oto 5 kroków, które go ułatwią:
1: Pomyśl o jakiej konkretnej sytuacji chcemy porozmawiać. Dajmy konkretny cel naszemu odbiorcy.
2:Opisz swój cel. Zamiast zapytać: „Dlaczego znowu spóźniłeś się z wysłaniem cotygodniowego raportu?” lepiej powiedzieć: „Chciałbym abyś od przyszłego tygodnia wysyłał raporty punktualnie.”
Takie podejście niesie za sobą kompletnie inny ładunek emocjonalny, który zdecydowanie wpłynie na lepszy odbiór przekazywanej informacji.
3: Zapytaj rozmówcę o pomysły, które mogą pomóc wprowadzić wasz plan w życie.
4: Dokładnie wysłuchaj swojego rozmówcę ale nie oceniaj i nie krytykuj tego co powie.
5: Najważniejszy krok! Podziękuj rozmówcy i wciel plan w życie!
Feedback i feedforward – dlaczego warto się o nich uczyć?
Doskonalenie komunikacji poprzez lepszy feedback i feedforward w Twojej firmie, może zaowocować poprawą jakości konkretnych obszarów, projektów, zadań, realizowanych na co dzień. Są to bardzo cenne i proste narzędzia, które mogą pomóc mocno zmienić kulturę i wydajność w Twojej codziennej pracy.
A zatem… Powodzenia i do dzieła 🙂
Autorka: Agnieszka Ochnik
