Delegowanie zadań pracownikom dla wielu stanowi nie lada wyzwanie. Zarządzasz zespołem?  Zobacz, jak dobrze delegować zadania, jednocześnie rozwijając kompetencje twojego zespołu.

Delegowanie – czym jest, a czym nie jest

Często mylimy delegowanie ze zwykłym zlecaniem zadań. Podczas rozdzielania zadań naszym pracownikom myślimy o tym, kto ma wykonać poszczególne zadanie oraz czy jest do tego wystarczająco kompetentny. Zwyczajne zlecanie jest prostym wydaniem polecenia. Natomiast delegowanie – to powierzenie zadania, które być może jest bardziej ambitne, niż to co zazwyczaj robi pracownik. Dajemy mu wówczas kredyt zaufania, część uprawnień itd.

Jeśli chcesz podnieść swoje kompetencje w zakresie delegowania zadań, to zapoznaj się z najczęstszymi przyczynami dla których nie delegujemy lub robimy to zbyt rzadko.

Najczęstsze powody braku delegowania zadań

• przekonanie o braku odpowiedzialności pracowników – wielu managerów uważa, że pracownicy są nieodpowiedzialni. Boją się powierzyć poważniejsze zadanie, ponieważ coś może pójść niezgodnie z planem lub zakończyć się niepowodzeniem.
• syndrom nadmiernej kontroli – pojawia się, kiedy dążysz do nadmiernej perfekcji i kontrolowania pracowników. Taka tendencja może bardzo Cię przeciążyć i jednocześnie zahamować rozwój Twoich pracowników, co prowadzi do tak zwanej „wyuczonej bezradności”.
• syndrom Zosi Samosi – czyli sytuacje, w których myślisz: „zrobię to szybciej, szkoda czasu na tłumaczenie, trzeba będzie i tak po nich poprawiać”.

Z powodu natłoku zadań i ograniczenia czasowego, możesz nie mieć cierpliwości, aby powtarzać coś po kilka razy. Prawda jest taka, że jeśli nie zainwestujesz czasu w delegowanie i pracownik nie będzie mógł przejść przez pewne zadania sam, to niestety nigdy się ich nie nauczy. Właśnie między innymi od takich barier i zagadnień zaczyna się nasze szkolenie: jak skutecznie delegować zadania.

Skoro znamy już blokady delegowania zadań, przejdźmy zatem do najpopularniejszych stereotypów.

Najpopularniejsze stereotypy delegowania

• „Delegowanie zadań zmniejsza efektywność, nie mam na to czasu” – to wielokrotnie powtarzany mit, który jest częstą blokadą w rozwoju i złym nawykiem u nowych managerów. Kiedy jesteś świeżo po awansie, zachowujesz całość swoich dotychczasowych obowiązków i dodatkowo zarządzasz zespołem. Wydaje Ci się, że obejmując stanowisko managerskie brakuje Ci czasu na to, żeby usiąść i skrupulatnie rozplanować zadania lub je delegować, co jest błędnym myśleniem.
• Bardzo popularnym mitem jest przekonanie, że pracownicy mają już dostatecznie wiele zajęć i dołożenie nowych zadań mogłoby ich mocno obciążyć. Nie jest to żadna „spychologia”, a dbanie o rozwój swoich pracowników. Cały problem tkwi w tym, że nie należy dokładać zadań, a skutecznie przeanalizować na jakim etapie jest Twój podopieczny i jakie zadanie będzie dla niego odpowiednie pod względem jego kompetencji.

Odpowiednie podejście do pracownika, dokładne wytłumaczenie mu zadania, co z czego wynika, dlaczego wybrałeś właśnie jego, zdecydowanie wpłynie korzystnie na jego efektywność, rozwój i dobre samopoczucie podczas wykonywanej pracy.

Delegowanie zadań = ryzyko?

Oczywiście wiele z wymienionych wcześniej przykładów, nie musi Cię dotyczyć. Przed rozpoczęciem delegowania, powinieneś poświęcić czas na to, żeby określić Twoje zadania pracownicze i kierownicze, co warto delegować a czego nie a może uświadomić sobie, dlaczego nie chcesz rozstać się z niektórymi czynnościami.

Nie takie delegowanie straszne, jak je malują

Należy zaznaczyć, iż delegowanie jest zajęciem, które niesie ze sobą ryzyko. W zależności od poziomu trudności danego zadania analogicznie wzrasta poziom ryzyka z nim związanego. Na pewno może Ci pomóc obdarzenie Twoich pracowników dozą zaufania. Wydaje się to paradoksalne jednak dobrze obserwując pracownika wiesz na co mogłoby go stać i co jest dla niego motywujące. Oczywiście nie eliminuje to kontroli i nadzoru nad powierzonymi zadaniami. Więcej o tym, jak znaleźć równowagę między zaufaniem a odpowiedzialnością lidera, piszemy w materiale szkolenie zarządzanie zespołem

Jeżeli Twój pracownik zrobi coś źle, warto zastanowić się, czy ta osoba rzeczywiście nadawała się od wykonania tego zadania. Sprawdź, czy powierzone mu zadanie zostało przez niego w pełni zrozumiane? Czy zadbałeś odpowiednio o to by zapewnić mu wszelkie narzędzia niezbędne do prawidłowego wykonania tego zadania?

Poniższy schemat ułatwi Ci to zadanie.

Podstawowy schemat wyznaczania zadań do delegowania:

–Co trzeba zrobić? (meritum)
–Kto ma to zrobić? (osoba)
–Czemu właśnie ta osoba? (motywacja)
–Na kiedy ma to być zrobione? (termin)
–Jak ma to zrobić? (zakres, szczegóły)

Korzyści z delegowania zadań

Wiele osób, które jeszcze nie posiada umiejętności managerskich na dobrym poziomie. Zasłania się bieżącymi zajęciami, gdyż pogodzenie wszystkich zadań jest naturalnie trudne. Nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego sami, a czas na to, aby wykonywać swoje obowiązki managerskie jest potrzebny. Delegowanie zadań motywuje i stwarza szansę rozwoju, nie tylko Twoich pracowników, ale i Ciebie jako managera.

Dlatego warto rozwijać nie tylko samą technikę delegowania, ale też szersze kompetencje związane z budowaniem autorytetu, odpowiedzialności i skutecznego prowadzenia zespołu. Temu właśnie służy Akademia Managera — efektywne przywództwo.

Musisz pamiętać, że za wynik odpowiednio zrobionego zadania odpowiedzialny jest manager. Nawet jeśli pracownik odpowiada przed Tobą, to i tak na końcu to Ty, jako manager, odpowiadasz za wyniki Twojego zespołu, dlatego zapraszam Cię na szkolenie online “Manager w nowej normalności”, podczas którego poprowadzę sesję dotyczącą delegowania.

Autor: Magdalena Guillet